Een MKB-bedrijf van 20 tot 250 medewerkers heeft zelden een aparte inkoop- of IT-afdeling die softwareselectie als vak beoefent. De DGA, office manager of IT-beheerder combineert dit met tien andere verantwoordelijkheden, wat begrijpelijk leidt tot beslissingen op gevoel in plaats van op een gestructureerd proces.
Dat heeft een prijs: gemiddeld besteedt een Nederlands MKB-bedrijf circa 2.800 euro per maand aan cloudsoftware, waarvan naar schatting 32% feitelijk wordt verspild aan onderbenutte of verkeerd gekozen licenties. Tegelijk overschrijdt 47 tot 55% van softwareimplementaties het vooraf begrote budget, doorgaans omdat eisen vooraf niet scherp genoeg zijn vastgelegd.
Typische selectie-uitdagingen in het MKB
- Geen eigen inkoopafdeling: één persoon combineert softwareselectie met de dagelijkse operatie, met weinig tijd voor een uitgebreid traject.
- Beperkte onderhandelingsmacht: individuele MKB-bedrijven hebben minder inkoopvolume dan een corporate, waardoor leveranciers minder snel meebewegen in prijs en voorwaarden.
- Weinig ervaring met eerdere trajecten: waar een corporate vaak al meerdere selecties heeft doorlopen, is dit voor veel MKB-bedrijven de eerste keer, met alle beginnersvalkuilen van dien.
- Kortere besluitvormingslijnen: dit is ook een voordeel, een MKB-bedrijf kan sneller beslissen dan een organisatie met veel goedkeuringslagen, mits het proces goed gestructureerd is.
Hoe onze RFP-aanpak hierop aansluit
Voor het MKB werkt een lichte, praktische versie van het gestructureerde selectieproces het beste: geen honderden pagina's aan documentatie, maar een compact programma van eisen, een shortlist van drie tot vijf leveranciers, en een RFP die binnen enkele weken tot een onderbouwde keuze leidt. Zie het volledige stappenplan in 6 fasen.
Omdat een MKB-bedrijf zelden een eigen inkoopjurist of IT-architect in huis heeft, is onafhankelijke begeleiding hier het meest waardevol: iemand die het proces kort en praktisch houdt, zonder de kwaliteit van de vergelijking te verliezen.
Waar MKB-bedrijven het vaakst tijd en geld verliezen
De grootste valkuil is niet een verkeerd pakket, maar een ontbrekend proces: zonder programma van eisen wordt gekozen op basis van de beste verkoper, zonder total cost of ownership-berekening valt de werkelijke prijs vaak hoger uit dan verwacht. Zie wat kost een ERP-implementatie voor concrete cijfers.
Veelgestelde vragen
Is een formeel RFP-traject niet te zwaar voor een klein MKB-bedrijf?+
Een volledige RFP is aan te passen aan de schaal van je aanschaf: voor een kleinere, minder kritieke aanschaf volstaat een verkorte versie met de belangrijkste eisen en drie offertes. Zie onze RFP-template.
Hoeveel tijd kost een softwareselectie voor een MKB-bedrijf gemiddeld?+
Reken op twee tot drie maanden voor een gemiddeld traject (bijvoorbeeld een nieuw ERP- of CRM-systeem), van eerste behoefteanalyse tot ondertekend contract. Kleinere aanschaffingen kunnen sneller.
Meer lezen
Vraag een gratis, onafhankelijke selectiescan aan
In drie korte stappen naar een eerste advies. Betaald door jou als afnemer, nooit door een leverancier.
Start je selectiescan