TCO (total cost of ownership) is de volledige som van alle kosten die een softwarepakket met zich meebrengt over de gehele gebruiksperiode (meestal drie tot vijf jaar berekend), inclusief licentiekosten, implementatie, data-migratie, training, onderhoud, support en verwachte meerkosten bij groei. TCO geeft een realistischer beeld dan alleen de licentieprijs, die vaak niet meer is dan een derde van de werkelijke totale kosten.
Waarom dit relevant is bij softwareselectie
Een veelgemaakte fout bij softwareselectie is pakketten alleen vergelijken op de maandelijkse of jaarlijkse licentieprijs. Een goedkoop ogend pakket kan bij een hoge implementatie- of trainingskostenpost uiteindelijk duurder uitpakken dan een pakket met een hogere licentieprijs maar lagere bijkomende kosten.
Vraag in je RFP altijd een volledige TCO-uitsplitsing op, niet alleen de licentieprijs. Zie wat kost een ERP-implementatie voor concrete kostenbandbreedtes per kostenpost.
Praktisch voor het MKB
Voor een MKB-bedrijf is een eenvoudige TCO-berekening al waardevol: tel licentiekosten over drie jaar op bij eenmalige implementatiekosten, training en verwachte meerkosten bij groei (bijvoorbeeld extra gebruikers). Vergelijk dat totaalbedrag tussen kandidaten, niet alleen de maandprijs.
Veelgestelde vragen
Over welke periode bereken ik TCO het beste?+
Drie tot vijf jaar is gebruikelijk voor de meeste bedrijfssoftware. Een kortere periode onderschat de doorlopende kosten, een langere periode wordt onnauwkeurig omdat prijzen en behoeften in die tijd vaak veranderen.
Meer lezen
Vraag een gratis, onafhankelijke selectiescan aan
In drie korte stappen naar een eerste advies. Betaald door jou als afnemer, nooit door een leverancier.
Start je selectiescan